Firma electrónica para empresas: integra tu firma de forma digital, segura y legal

FIRMA ELECTRÓNICA PARA EMPRESAS O FIRMA DIGITAL

Las empresas se enfrentan día a día a multitud de tareas. Contar con procedimientos y herramientas ágiles para el desempeño de las mismas, es vital para conseguir una correcta eficiencia operativa de los equipos y una rentabilidad empresarial significativa.

En concreto, las firmas digitales permiten a las empresas autenticar la identidad de los firmantes y garantizar la integridad de los documentos electrónicos. Se utilizan ampliamente en la firma de contratos, acuerdos legales, autorizaciones y cualquier tipo de documento que requiera una validación formal. Las soluciones de firma digital se integran fácilmente con los sistemas existentes de gestión documental, recursos humanos, ventas y servicios financieros, lo que facilita su adopción sin interrumpir los procesos actuales.

Por tanto, firmar documentos con agilidad y seguridad se sitúa entre una de las tareas más significativas en nuestros negocios. Las empresas requieren de una solución de firma digital ágil, multicanal e integrable con otras herramientas y plataformas.

En un mercado cada vez más digital, adoptar una solución de firma digital puede proporcionar una ventaja competitiva. Permite a las empresas responder más rápidamente a las demandas del mercado y mejorar la experiencia del cliente al ofrecer procesos más ágiles y seguros. Además, muchas empresas ya están adoptando estas tecnologías, por lo que quedarse atrás puede significar perder competitividad.

• Seguridad: Las firmas digitales emplean tecnologías de criptografía avanzada para proteger la integridad de los documentos y verificar la identidad de los firmantes, lo que reduce el riesgo de fraude y manipulación.
• Eficiencia: Automatizar el proceso de firma ahorra tiempo y reduce los costos asociados con la impresión, envío y almacenamiento de documentos en papel.
• Legalidad: Las firmas digitales cumplen con normativas legales internacionales, como el Reglamento eIDAS en la UE, garantizando la validez jurídica de los documentos firmados.
• Accesibilidad: Facilitan la firma de documentos a distancia, lo cual es especialmente útil en un entorno de trabajo remoto o con equipos distribuidos geográficamente.
• Sostenibilidad: Reducen el uso de papel y los residuos, contribuyendo a las iniciativas de responsabilidad ambiental de la empresa.

¿Qué es VIDsigner?

VIDsigner es un servicio de firmas electrónicas diseñado para adaptarse tanto a situaciones presenciales como a distancia. Utiliza una combinación de criptografía y biometría para proporcionar una forma segura y legalmente válida de firmar documentos y contratos electrónicamente. Las firmas electrónicas de VIDsigner cumplen con los más altos estándares de seguridad establecidos por el Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS).

Esta solución SaaS se integra fácilmente mediante la API Rest con una amplia variedad de programas informáticos, incluidos sistemas médicos, gestores de expedientes, sistemas de gestión documental, así como soluciones para recursos humanos, servicios financieros, ventas y logística.

¿Cómo funciona VIDsigner?

VIDsigner, o cualquier solución de firma electrónica, funciona a través de varios pasos esenciales que garantizan la autenticidad y seguridad de las firmas digitales. A continuación, se detalla el proceso:

1. Creación del Documento: El documento a firmar se crea y se carga en el sistema de firma electrónica. Esto puede hacerse desde una variedad de aplicaciones compatibles, como sistemas de gestión de documentos, correos electrónicos o plataformas de colaboración.
2. Invitación a Firmar: El firmante recibe una invitación para firmar el documento. Esta invitación puede llegar por correo electrónico, mensaje de texto o a través de un enlace seguro.
3. Autenticación del Firmante: El firmante debe autenticarse para acceder al documento. Este proceso puede incluir métodos como contraseñas, códigos enviados por SMS, autenticación biométrica (como huellas dactilares) o a través de certificados digitales.
4. Revisión del Documento: El firmante revisa el documento para asegurarse de que está de acuerdo con su contenido. El sistema puede permitir anotaciones o comentarios si es necesario.
5. Firma del Documento: El firmante procede a firmar el documento electrónicamente. Esto se realiza mediante la creación de una firma digital que se genera a partir de una clave privada única para el firmante. Esta firma se cifra y se asocia de manera inseparable al documento.
6. Aplicación de Sello de Tiempo: Para asegurar la integridad del documento y la validez de la firma en el tiempo, se aplica un sello de tiempo electrónico. Este sello registra la fecha y hora exacta en que se realizó la firma.
7. Verificación y Almacenamiento: El documento firmado se verifica para confirmar que no ha sido alterado desde que se aplicó la firma. Luego, se almacena de manera segura en el sistema, y una copia se puede enviar a todas las partes involucradas.
8. Cumplimiento Legal: VIDsigner garantiza que todas las firmas electrónicas cumplen con los requisitos legales establecidos por reglamentos como eIDAS en Europa y las leyes ESIGN y UETA en Estados Unidos, asegurando así su validez jurídica.

Ventajas competitivas de VIDsigner

En resumen, VIDsigner ofrece una manera segura, eficiente y legalmente válida de firmar documentos electrónicamente, mejorando los procesos empresariales y asegurando el cumplimiento normativo.

En Verne Group estamos encantados de ofrecer este servicio para aumentar los beneficios de tu empresa. Para ello, no dudes en contactar con nosotros. Te informaremos de todo y solucionaremos todas tus dudas.